+420 608 701 500 poptavka@dobrekurzy.cz

13. 05. 2020 | Microsoft 365, MS Teams

Co jde dělat během schůzky v Teams

MS Teams

Dnes téma schůzek zakončíme posledním a asi nejkratším dílem, ve kterém bych rád shrnul vše, na co si vzpomenu kolem průběhu schůzky. Na všechno, co můžete udělat od okamžiku, kdy stisknete tlačítko Připojit. Než začneme, připomínám z minulého dílu, že Teams rozlišují dva na první pohled zaměnitelné způsoby spojení: schůzku a konferenční hovor. Zaměnit tyto dva typy je velmi snadné, ale v průběhu schůzky/hovoru je rozdílů požehnaně.

Schůzky

Hned pro stisku Připojit uvidíte známou obrazovku s vlastní podobiznou nebo iniciálou. Někdy je mikrofon zapnutý, jindy ne. Přemýšleli jste proč? Fór je v nastavení schůzky. Pokud je vaše, budete slyšet vždy, pokud ne, potom záleží na osobě, co vás pozvala, jak schůzku nastavila. U porad bude obvyklé, že se chcete hned slyšet, pokud plánujete vyučovat, proč se nechat vyrušovat. V microsoftím článku s názvem Role ve schůzce týmů se dočtete o třech rolích. Organizátor, prezentující a účastník. Organizátor čili ten, kdo schůzky vykopl, a prezentující mají stejné možnosti. Účastník je výrazně omezen. Nemůže sdílet obsah, převzít řízení, ztlumit ostatní, „vykopnout“ ostatní, měnit jejich role, pouštět je do předsálí a hlavně, nemůže ani spustit, ani zastavit záznam schůzky.

Automaticky jsou všichni prezentujícími, dokud to nezměníte. Po odeslání schůzky se v kalendáři objeví tlačítko Možnosti schůzky, které otevře webovou stránku (pozor, není to možné v Safari) s volbami. Možnost, která zajímá nás, se jmenuje: Kdo může prezentovat? (Všichni, Lidé v naší organizaci, Konkrétní lidé, Jenom já.)

Pokud máte nějaké hosty (osoby mimo vaši organizaci), budete je muset vpustit, čekají v předsálí. O této drobnosti vás Teams informují PopUp oknem. Prošvihnout ho, to je snadné, ale problém to není. Klikněte na ikonku dvou panáčků vedle červeného sluchátka a zobrazte si seznam účastníků. O tom jsme se již také zmiňovali. Zde uvidíte sekci všech čekatelů, které můžete vpustit. Vedle panáčků je tlačítko magických tří teček, ukrývající mnoho dalších voleb. Podívejme se na jednotlivé položky maličko podrobněji.

Obsah obrázku snímek obrazovky Popis byl vytvořen automaticky

Zobrazit nastavení zařízení

Nastavení kamery, mikrofonu a dalších HW drobností spojených s tím, aby vás ostatní viděli a slyšeli. Ve většině případů se v Teams nakonfigurují samy.

Zobrazit poznámky

Během schůzky můžete komunikovat dvěma způsoby:

Prvním je chat schůzky. Pozor na chat v modulu Chat a chat schůzky. Zní to zamotaně, ale pokud si voláte z modulu Chat, pak je chatem hovoru váš standardní chat včetně celé své historie. Pokud se budeme bavit o schůzce, zobrazí stejné tlačítko komiksové bublinky nové, čisté okno chatu právě probíhající schůzky. Pokud je schůzka opakovaná, potom chat schůzky obsahuje celou předchozí historii všech předchozích schůzek. Chat schůzky se zobrazí jako nový chat v modulu Chat. Poznáte ho podle ikonky fialového kalendáře.

Druhým způsobem komunikace jsou Poznámky ze schůzky. Ve skutečnosti se použije Wiki stránka Teams bez možnosti komentovat jednotlivé sekce. O použití tohoto nástroje jsou všichni (kdo mohou do chatu schůzky) informováni. Externí uživatelé bohužel nemají k poznámkám přístup, ale aspoň jsou o tom jasně informováni. Poznámky ze schůzky najdete po ukončení buď v kalendáři, nebo jako kartu v kanále, pokud byla schůzka naplánována z kanálu.

Zahájit režim celé obrazovky

Skryje tlačítka bočního panelu Teams. Asi fajn nástroj pro malé obrazovky.

Zobrazit efekty pozadí

Volat z pláže je sen každého. Teams už docela dlouho umí rozmazávat pozadí a na ta vlastní jsme dlouho čekali. Vložení vlastního pozadí je již také možné. Nakopírujte své pozadí do:

  • Windows: %APPDATA%\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads
  • Mac: /users/<username>/Library/Application Support/Microsoft/Teams/Backgrounds/Uploads

Velikost je doporučena kolem 1 MB ve FullHD rozlišení (1920 1080 px). Efekty pozadí jsou k dispozici pouze pro plánované schůzky. Časem by mohlo jít nastavit pozadí všem na úrovni organizace. Pokud toužíte po vlastním logotypu, nezapomeňte obrázek předem „ozrcadlit“.

Zapnout živé titulky

Tohle jsem už testoval v PowerPointu. Je to docela mazec. Mluvíte a ve spodní části obrazovky se okamžitě zobrazuje přepis. Zatím bohužel jen v angličtině.

Klávesnice

Pro úplnost jsem ji zde uvedl, ale popravdě moc nevím, k čemu je na tomhle místě dobrá.

Spustit nahrávání

Organizátor nebo prezentující může zapnout záznam schůzky. Detaily najdete v článku Nahrávání schůzky v Teams. Po skončení je záznam uložen do Stream té organizace, jejíž člen byl organizátorem nebo prezentujícím, který schůzku začal nahrávat. Když použijete schůzku z kalendáře, potom je informace o záznamu (alespoň podle nápovědy) 7 dnů v chatu, pokud by šlo o schůzku v kanálu, je informace u uloženém záznamu zobrazena jako příspěvek v kanálu.

Ukončit schůzku

Hovor můžete jen ukončit (zavěsit). U schůzky Schůzku můžete ukončit = „vykopnout“ všechny, nebo ji jen opustit a nechat ostatní, aby se bavili bez vás. Schůzku (hovor) lze i podržet. Jakmile jednu schůzku neopustíte a připojíte se do jiné, objeví se na obrazovce informace o přidrženém hovoru. Hovorů můžete přidržet kolik chcete a libovolně se do nich vracet. To je docela fajn.

Vypnout příchozí video

Poslední z třítečkových funkcí umožní vypnout video vašich kolegů v situaci, kdy je nechcete vidět nebo pokud chcete šetřit přenos dat.

Sdílení

Jedna ze skvělých věcí je sdílení. V ovládacím panelu schůzky má své tlačítko (obdélníčku se šipkou). Sdílet můžete:

  • Celou obrazovku
  • Okno konkrétní aplikace
  • PowerPointovou prezentaci
  • Tabuli (Microsoft White Board)

Připojení interního zvuku

Pokud se rozhodnete sdílet nějaké zdroje obsahující zvuk, v některých případech je možné ho přenést k ostatním. Z PowerPointu to nejde, na Macu to nejde, na mobilních platformách také ne. Ano, jde to na Windows. Vyberte v ovládacích prvcích schůzky ikonu Sdílet obrazovku a pak zaškrtněte Zahrnout zvuk ze systému a je to. Můžete se třeba dívat na nějaký pěkný film. Podrobnosti najdete v článku Sdílení systémového zvuku ve schůzce nebo živé události.

Předat řízení

Podle své role ve schůzce můžete předat nebo požádat o řízení. Zní to docela vznešeně, ale jde čistě o to, že vy můžete klikat někomu v počítači nebo jiný může klikat v počítači vašem. Požádání o řízení je dostupné přibližně vedle tlačítka pro opuštění schůzky (červené sluchátko). Předání se, mrška, skrývá v horní části obrazovky a někdy se mu moc nechce se ukázat. Pokud máte lepší fígl, sem s ním! Já ťukám myší o horní okraj obrazovky, než se nabídka zobrazí.

Co ještě

Drobností je ještě mnoho. Například můžete v seznamu účastníků udělat z účastníka prezentujícího. Můžete ztlumit ukecaného kolegu nebo všechny kolegy. Můžete si jednoho kolegu přišpendlit na monitor nebo si přizpůsobit jeho obraz, a to zj. pokud má kameru na výšku (třeba při hovoru z mobilu). To se udělá kliknutím na jeho prostor na obrazovce. Zatím (začátek května) vidíme na obrazovce jen 4 naposledy aktivní kolegy, velmi brzy to má být 9 a šušká se až o 16 současně viditelných videích. Jistě jsem na několik drobností zapomněl… a hlavně Microsoft slibuje do prázdnin spoustu novinek.

Závěr

Věřím tomu, že hodně věcí jste věděli, ale jako vždy jsem se snažil upozornit na drobné a přínosné novinky, o kterých se zdaleka tolik nemluví. Snad si většina z vás čtenářů našla alespoň jednu novinku, která vám ulehčí používání Microsoft Teams. A pokud ne, tak se Teams dají školit docela pěkně po Teams. Stačí, když se ozvete.

Rubriky

Archivy